10 consigli per smettere di procrastinare e aumentare la tua produttività

La procrastinazione, ovvero il rimandare all’infinito le incombenze piccole o grandi che costellano le nostre giornate, è uno stato mentale che impatta negativamente sulle nostre vite perché genera ansia, frustrazione ed una buona buona dose di rimpianti, facendoci anche sentire poco soddisfatti di noi stessi e abbassando la fiducia nelle nostre capacità.

Per me è stato ed è tutt’ora uno scoglio difficile da superare, ma nel tempo ho individuato alcuni trucchetti che mi hanno permesso di vincere ogni resistenza, aiutandomi a passare all’azione.
Prima di analizzarli uno ad uno, è tuttavia opportuno capire meglio cos’è la procrastinazione e quali sono i meccanismi che la generano: conoscere il nemico è fondamentale.

Possiamo trovarci davanti a due generi di situazione: quelle in cui sappiamo esattamente cosa dovremmo fare ma non lo facciamo, e quelle in cui siamo indecisi su come agire. Nel primo caso non c’è nessuna ragione razionale per rimandare, ma metterci in moto è a volte difficilissimo: non ne abbiamo proprio voglia. C’è ancora così tanto tempo a disposizione che pensiamo di poterci rilassare. Che fretta c’è, in fondo? “Possiamo farlo dopo“.

Fino a quando non sentiremo la scadenza con il fiato sul collo faremo poco o niente, per poi correre in preda all’ansia con il timore di non finire in tempo, ostaggio del senso di colpa per non esserci organizzati meglio.

La ragione di questo meccanismo non è difficile da spiegare: siamo persone razionali alla ricerca di ciò che ci fa stare meglio; così tra due situazioni tendiamo a sceglier sempre la più piacevole.

Per fare un esempio, immaginiamo di dover partire per un viaggio. Puntiamo la sveglia alle quattro del mattino perché dobbiamo essere in aeroporto alle sei e abbiamo calcolato 60 minuti per fare colazione e prepararci più un’ora di auto. Il nostro aereo parte alle otto e vogliamo arrivare al check in con due ore di anticipo.
Quando la sveglia suona, però, decidiamo di spegnerla perché il piacere dello stare a letto è superiore a ogni altro e, tutto sommato, possiamo rinunciare alla colazione.
Trenta minuti dopo la spegniamo una seconda volta, pensando che riposare ancora un po’ è preferibile rispetto all’avere tempo di truccarci.
Quando il trillo ci sveglia una terza volta alle cinque meno dieci non possiamo fare altro che scattare in piedi e correre da una parte all’altra della casa per infilarci i primi vestiti che ci capitano a tiro, lanciare il caricabatterie in borsa mentre ci laviamo i denti e schizzare fuori dalla porta rimproverandoci perché il nostro comportamento ci ha causato un sacco di stress. Sarebbe stato meglio alzarsi subito!
Come mai ci siamo ridotti all’ultimo minuto? Perché abbiamo perso tutto quel tempo e cosa, alla fine, ci ha indotto ad alzarci? Semplice: il piacere del viaggio è superiore a quello del rigirarci tra le coperte, e quando siamo arrivati al punto in cui la scelta era tra il dormire e il perdere l’aereo abbiamo agito di conseguenza.

Vincere questo meccanismo, contrastando le decisioni prese sull’onda della emozioni per passare a scelte dettate dall’analisi razionale non è semplice, lo so bene, ma neanche impossibile.

Ecco allora i miei 10 migliori consigli per non perdere altro tempo e smettere di procrastinare.

Impara a non perdere tempo e passa all’azione!

1. Cerca di capire cosa ti fa procrastinare

Per trovare il metodo di lavoro giusto bisogna in primo luogo capire quali sono le ragioni che ci portano a rimandare all’infinito le attività che dobbiamo o vogliamo svolgere.

Il mio consiglio è quello di affrontare la questione alla vecchia maniera, prendendo carta e penna e scrivendo una lista sincera ti tutto ciò che ci blocca o ci distrae. Può trattarsi di un fattore ambientale, ad esempio un contesto troppo rumoroso, o della difficoltà di staccarsi dai social media, o ancora della paura dell’insuccesso che ci fa sentire incapaci di raggiungere i nostri obiettivi.

Quali siano le motivazioni, l’importante è scriverle e prenderne coscienza: solo così potremo mettere in atto quelle piccole strategie capaci di contrastare la perdita di tempo e di renderci più soddisfatti di noi stessi e più produttivi.

2. Non aspettare il momento giusto

Una delle ragioni principali per cui si postpone un’attività è la ricerca del leggendario momento giusto.
Non cadere in questa trappola mentale: il momento giusto è solo una zavorra che ci tiene inchiodati nel punto in cui siamo, impedendoci di andare avanti e di ottenere quello che vogliamo.

Se pensi ci sia qualcosa da fare non aspettare: fallo subito! Il momento giusto potrebbe non arrivare mai.

Per fare un esempio banale ma comune, di recente mi sono trovata a rimandare di settimana in settimana l’appuntamento con il parrucchiere, e non per mancanza di tempo: avrei potuto andarci in ogni momento, ma aspettavo “il momento giusto”, quello in cui avrei potuto sfruttare al massimo il nuovo taglio e una piega perfetta. Neanche a dirlo, le cose sono andate molto diversamente.

3. Pianifica… ma non troppo!

Pianificare non è fare.
Noi procrastinatori dobbiamo inciderci questa frase nel cervello.

Parlare di ciò che va fatto, creare liste così minuziose che neanche la NASA quando deve lanciare uno shuttle nello spazio, sognare il momento in cui -tra due settimane – saremo a metà del nostro progetto non ci fa compiere nessun passo in avanti.

Pianificare ci illude di esserci messi in moto, ma in realtà non è così: è solo un modo in cui cerchiamo di ingannarci, perché la verità è che quel piano di battaglia resterà molto probabilmente lettera morta.

Quello su cui bisogna concentrarsi è cosa fare adesso, non tra due giorni, due settimane o due anni. La tendenza a sottostimare l’importanza del presente e di sovrastimare in futuro è il primo nemico da combattere.

Ma allora… Vi sto consigliando di non pianificare nulla? No, ma attenzione a non pianificare troppo!

Va benissimo creare delle liste che aiutino a rimanere focalizzati e a visualizzare tutti i passaggi che intendiamo compiere, ma non possiamo dedicarvi troppo tempo, altrimenti finirà per essere l’unica cosa che faremo davvero.

Per rendere le cose più veloci abbiamo creato alcuni file stampabili, da tenere a portata di mano e utilizzare a questo scopo.

4. Mangia l’elefante! (A morsi)

A volte i nostri obiettivi sono grandi come degli elefanti, il che può farci sentire sopraffatti: come possiamo mangiare da soli un animale così grande? La risposta è semplice: un morso dopo l’altro.

Questa metafora, tratta da un proverbio africano, ci suggerisce di affrontare i grandi progetti un passettino alla volta.

Ad esempio, l’idea di riorganizzare la cucina può toglierci il fiato per la mole di lavoro, ma il primo passo è abbastanza semplice: potremmo sistemare solo il cassetto delle posate o il ripiano delle tisane. Si tratta di piccole azioni, apparentemente insignificanti, ma proprio per questo sono facili da compiere e messe una in fila all’altra creano un ciclo virtuoso: il giorno dopo potremmo passare alle pentole e quello dopo ancora alle spezie e dopo due settimane la nostra cucina potrebbe essere esattamente come la desideravamo.

Se avessimo affrontato l’obiettivo “riordinare la cucina” come un unico blocco avremmo avuto molta più probabilità di cadere in tentazione e di rimandarla. Così, invece, abbiamo raggiunto il nostro scopo.

Lo stesso principio di può associare a ogni altra attività. Ad esempio, l’dea di scrivere un’intera tesi di laurea può spaventarci, ma non serve fare tutto tutto insieme: iniziamo dal primo paragrafo dell’introduzione. Focalizziamoci solo su quello che dobbiamo fare ora.

Le piccole azioni sono inoltre percepite come più semplici e, generalmente, non causano la paura di fallire che ci blocca così di frequente.

5. Organizza il tuo tempo

Suddividere la propria giornata in fasce orarie, dedicando ciascuna di esse ad una particolare attività, può essere una buona idea a patto di non impiegare più di 10 minuti per organizzare il tutto.

Attenzione anche a non sottostimare il tempo necessario per completare un dato compito: non essere in grado di rispettare la timeline è frustrante e può demotivarci, spingendoci a rimandare tutto a tempi migliori.

Almeno all’inizio, prevediamo un minutaggio più lungo di quello che pensiamo ci serva per una data incombenza.
Ad esempio, se per studiare un capitolo di storia o per impastare una torta prevediamo di impiegare mezz’ora, creiamo una fascia oraria di 40-45 minuti: finire in anticipo ci farà sentire bene, e poter depennare quell’attività nei tempi previsti se non addirittura in anticipo sulla tabella ti marcia ci motiverà tantissimo!

Tecnica del pomodoro

Una delle tecniche di organizzazione del tempo più famose al mondo è la così detta tecnica del pomodoro; inventata negli anni ’80 da Francesco Cirillo, ha da allora aiutato tantissime persone ad aumentare la propria produttività e per questo vale la pena di essere citata.

La tecnica del pomodoro si divide in sei step:
1. Settare un timer (che originariamente aveva la forma di un pomodoro, da cui il nome).
Generalmente di sceglie un lasso di tempo di 25 minuti.

2. Lavorare senza distrazioni sul compito scelto.
Leggi il consiglio numero 7 per qualche utile suggerimento

3. Smettere di lavorare e segnare una X su un pezzo di carta.
Servirà per tenere il conto dei cicli di timer.

4. Se le X sono meno di 4…
…prendere una breve pausa di 5 minuti per fare quello che si vuole, quindi ripetere tutto dal passaggio numero 2.

5. Dopo 4 cicli…
…prendere una pausa più lunga, da 20 o 30 minuti. A questo punto siamo pronti per ricominciare da capo.

Per tenere il tempo possiamo usare il timer del cellulare o può essere utile questo pomodoro-timer.
Ma se anche 25 minuti sono troppo per noi… cosa ne pensate di 20 secondi?

6. Fai qualcosa per 20 secondi

La regola dei 20 secondi è stata introdotta da Shawn Achor nel suo libro Il vantaggio della felicità ed è di una semplicità disarmante.

Gran parte del problema, per noi procrastinatori, sta nell’iniziare. Anchor propone allora di intraprendere una qualsiasi attività con l’idea di svolgerla per soli 20 secondi.

Ad esempio, se studiare un intero capitolo di inglese ci sembra una punizione troppo grande per i nostri peccati, cominciamo con lo svolgere un singolo esercizio da 20 secondi.

Ci sono ottime probabilità che, una volta preso lo slancio, la nostra attenzione si concentri su quel dato compito per molto più tempo.

Nel suo L’arte di passare all’azione Krech Gregg propone un paragone molto interessante chiamando in causa la prima legge della dinamica, altrimenti detta principio d’inerzia. In breve, se un oggetto fermo tenderà a restare tale, un oggetto in movimento continuerà a muoversi con la stessa velocità e nella stessa direzione a meno di subire un condizionamento esterno.

La regola dei 20 secondi ci consente di metterci in moto semplicemente, senza ansia o aspettative, dando inizio ad un movimento che tenderà a durare. E’ la così detta Legge dello slancio, secondo la quale continuare è più semplice che iniziare.

Con me funziona.

7. Attenzione alle distrazioni!

A volte è difficile restare concentrati su quello che stiamo facendo, ma ci sono una serie di applicazioni che possono venirci in aiuto.

Mynoise – Nasce dall’idea di usare rumori piacevoli per mascherare quelli fastidiosi ed è la salvezza quando ci si trova in ambienti caotici. Tra i tantissimi suoni proposti, il mio preferito è lo Speech Blocker: se non ho ancora litigato con il vicino di casa che tiene la tv a un volume indecente è tutto merito suo.
My noise è un’applicazione per Android e iOS, ma il mio consiglio è di usare il sito Internet anche dal cellulare: ha molte più opzioni (grauite!).
Ho fatto questa scoperta grazie a Federica e non la ringrazierò mai abbastanza: è un toccasana per i miei nervi.

Forest – E’ un’app per Android e iOS. Ci aiuta ad evitare le distrazioni del cellulare assegnandoci una piccola responsabilità: ogni volta che la attiviamo seminiamo un albero. Per farlo crescere serviranno 25 minuti, ma se usciamo dall’applicazione prima dello scoccare del tempo l’albero morirà. Grazie alle donazioni di numerosi sponsor gli alberi vengono piantati non solo virtualmente ma anche nel mondo reale.

Offtime – Permette di bloccare per un lasso di tempo deciso da noi tutte o alcune app (social media? Giochi?) e di silenziare chiamate e messaggi. E’ disponibile sia per Android che per iOS.

GoodTime – Con questa applicazione possiamo di suddividere il lavoro in sessioni di durata variabile, preimpostando anche delle pause. E’ possibile silenziare le notifiche e anche disattivare il wifi lasciando sullo schermo del telefono solo il timer. E’ disponibile per Android.

8. Segui la regola dell’80%

Durante gli anni dell’università tendevo a procrastinare il più possibile gli esami perché non mi sentivo mai abbastanza preparata: non volevo accontentarmi, e se la mia preparazione non era al massimo mi sentivo insicura e non abbastanza pronta per mettermi alla prova. Poi ho letto Le brave ragazze non fanno carriera (in italiano è fuori catalogo, ma qui lo trovate in lingua inglese) e ho trovato un consiglio capace di cambiare radicalmente il mio approccio.

In breve, Lois P. Frankel suggerisce di usare le nostre energie per raggiungere l’80% della perfezione: la differenza tra l’80% e il 100% non verrà notata da nessuno e noi avremo ottenuto lo stesso risultato guadagnando tempo prezioso da impiegare in altre attività.

Il perfezionismo può essere un nemico temibile; cerchiamo di tenerlo sotto controllo e non lasciamoci sopraffare dal bisogno di essere giudicate perfette: non ne vale la pena.

9. Cerca persone con i tuoi stessi obiettivi

Condividere la strada con persone che hanno i nostri stessi obiettivi può essere molto motivante e per me ha rappresentato un elemento centrale per vincere la tendenza alla procrastinazione.

Internet è pieno zeppo di gruppi Facebook o forum dove trovare persone con le quali instaurare un confronto e pronte a spronarsi a vicenda: facciamo ne buon uso.

Ad esempio, se stiamo studiando per superare un esame di lingua cerchiamo persone con lo stesso scopo, se vogliamo cucire la nostra prima blusa condividiamo i nostri tentativi con chi ha la passione del cucito, se vogliamo sbarazzarci degli oggetti inutili che invadono la nostra casa orientiamoci verso gruppi di riordino e così via.

10. Cambia modo di pensare

Le parole hanno un peso e influenzano il nostro modo di pensare e di approcciare la realtà.

Spesso diciamo a noi stessi di dover fare una data cosa senza accorgerci che questa formula pone inconsciamente l’accento sulla costrizione, facendoci sentire maldisposti verso quella particolare incombenza.

Anziché sottolineare l’obbligatorietà, proviamo a seguire il consiglio di Krech Gregg e modifichiamo l’approccio sostituendo tutti i “devo” con altrettanti “ho la fortuna di“.
Ho la fortuna di poter andare a trovare i miei genitori.
Ho la fortuna di avere una cucina da riordinare.
Ho la fortuna di accompagnare mia sorella a fare la spesa.

E’ come avere un bicchiere riempito a metà: anziché vederlo mezzo vuoto, pensiamo lo mezzo pieno. Questo cambio di prospettiva agirà sulla nostra psiche e ci farà sentire più inclini ad iniziare anche quelle attività che non sentiamo completamente nelle nostre corde.

Cadi anche tu nella trappola della procrastinazione? Metti in atto una o più delle strategie di cui ti abbiamo parlato? Raccontacelo in un commento su Instagram (ci trovi come @beautygenerationsitalia) e non dimenticarti di iscriverti alla newsletter per ricevere i file stampabili che abbiamo creato per te!

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